Ilmu Purchasing: Sistem Aplikasi Manajemen Gudang

Blog Pewe kali ini akan mengangkat judul Sistem Aplikasi Manajemen Gudang, Pewe akan mengulas tentang aktivitas-aktivitas pergudangan yang membentuk suatu subsistem dan terintegrasi dalam satu sistem manajemen pergudangan.

Beberapa pengunjung blog menginterpretasikan tulisan saya tersebut kepada adanya suatu aplikasi/software yang mensupport sistem manajemen gudang itu sendiri. Ada yang menanyakan / konsultasi mengenai sistem manajemen gudang, atau ada juga pembaca yang tertarik ingin membeli software untuk mensupport manajemen pergudangan.

Berdasarkan hal tersebut, saya tertarik untuk mengulas mengenai fitur-fitur sistem aplikasi manajemen gudang yang mungkin berguna bagi beberapa pengunjung blog ini. Atau Anda yang memiliki pengalaman mengenai sistem aplikasi manajemen gudang, membutuhkan sistem aplikasi manajemen gudang atau ada referensi mengenai sistem aplikasi manajemen gudang bisa saling bertukar pikiran.

Keberadaan aplikasi yang dapat mensupport aktivitas pergudangan mulai dari penerimaan barang, penyimpanan barang, pengambilan (picking) sampai dengan memuat ke truck dan delivery sangat dibutuhkan oleh gudang. Bantuan sistem ini akan membantu untuk melacak informasi dan data-data yang dibutuhkan oleh customer ataupun pemilik gudang sendiri.

Wikipedia mendefinisikan sistem manajemen gudang sebagai :

Sistem manajemen gudang yang didukung teknologi informasi untuk membantu pengawasan pergerakan barang masuk, pergerakan dalam gudang dan barang keluar.

Pengawasan dengan menggunakan sistem, memberikan kemudahan pengelolaan dan nilai tambah gudang, yaitu:

Memudahkan pengelola gudang memberikan informasi ketersediaan suatu barang kepada bagian perencanaan produksi atau pengiriman agar ketersediaan barang tetap pada tingkat yang aman
Penempatan barang yang ditentukan oleh sistem sehingga memudahkan penyimpanan, pengambilan dan perhitungan stok
Mengurangi lead time dari aktivitas penyimpanan barang dan pengiriman barang
Ketersediaan beragam informasi mengenai level barang dan utilitas gudang memudahkan analisis untuk menyusun strategi penggunaan gudang yang lebih efisien

Mengontrol pergerakan barang di dalam gudang sehubungan dengan transaksi keluar masuk barang, adalah keyword dari definisi dari wikipedia di atas. Bagaimana sistem aplikasi manajemen gudang bisa memungkinkan hal itu? Tentunya dengan satu sistem database yang memungkinkan user untuk melakukan kontrol mendetail. Pewe coba membahas bagaimana sistem aplikasi manajemen gudang bisa melakukan hal tersebut, data-data ini saya dapatkan dari source yang memiliki lisensi langsung mengenai software database gudang.

Fitur di atas adalah fasilitas ideal yang disediakan oleh Warehouse Management System. Receiving and Putaway, Good issued dan Stock opname adalah beberapa fitur standard yang coba Pewe bahas.

Receiving and Putaway

Proses Receiving and Putaway dimulai ketika barang datang ke gudang. Secara fisik barang yang datang harus dimasukkan ke dalam sistem aplikasi manajemen gudang, sehingga database barang di gudang akan terupdate. Opsi melakukan input barang adalah dengan menggunakan Input data PO (Purchase Order) secara otomatis yang dilakukan Departemen Purchasing / Pembelian, atau dengan input data manual. Prinsip utamanya adalah kesesuaian fisik yang datang dengan kebutuhan di gudang, sehingga menghindari terjadinya selisih stock pada saat melakukan cycle count atau stock opname.

Setelah fisik barang diterima, selanjutnya fisik barang tersebut harus diletakkan pada lokasi tertentu di gudang (Putaway). Proses Putaway ini sangat penting untuk mengetahui informasi dimana barang yang diterima diletakkan serta bisa mensupport sistem FIFO/FEFO (First In First Out / First Expired First Out).

Gambar di atas menunjukkan jumlah produk yang diterima dan lokasi yang peletakkan nya. Untuk gudang yang memiliki fasilitas barcoding serta kompleksitas dan nilai yang sangat tinggi maka disarankan melakukan pencetakan dokumen receipt pada sticker barcode yang akan ditempelkan pada barang, hal ini berguna untuk mempercepat aktivitas operasional karena proses perpindahan fisik barang akan disupport oleh adanya sistem scan barcoding menggunakan handheld dan operator yang melakukan putaway tidak perlu melakukan updating pada komputer.

Good Issued

Proses good issued ini berfungsi sebagi pendukung operasional pengeluaran barang dari gudang (picking dan delivery barang) atas barang-barang yang akan dikirimkan ke outlet-outlet atau kepada customer. Pencarian lokasi atas barang-barang yang akan di picking akan dipermudah melalui adanya informasi pada sistem aplikasi manajemen gudang.

Setelah melakukan aktifitas picking, maka perlu dilakukan validasi antara item-item yang telah di picking dengan order dari outlet atau customer. Sistem aplikasi manajemen gudang mengakomodasi validasi ini dengan fitur dokumen yang dinamakan dengan Delivery Note. Fungsi utama fitur ini adalah memudahkan operasional gudang membandingkan antara item-item yang dipicking dengan item-item yang akan dimuat ke dalam truck, petugas gudang yang melakukan biasanya dinamakan “checker” yang melakukan fungsi double check antara hasil picking versus barang yang akan di loading.

Stock Opname

Stock opname dilakukan untuk melakukan penyesuaian stock fisik dan stock komputer sehingga tingkat persediaan yang berhubungan dengan biaya persediaan pada sebuah gudang sesuai dengan keadaan fisik. Stock opname sendiri merupakan satu aktifitas yang menyedot kapasitas dan sangat menguras waktu dari operator gudang. Tidak jarang proses stock opname dilakukan dengan melibatkan banyak personil gudang, dilakukan penghitungan 1, penghitungan 2 dan seterusnya untuk memastikan barang secara fisik ada di dalam gudang. Sistem aplikasi manajemen gudang sudah memudahkan dengan informasi detail setiap barang dan lokasi, sehingga operator cukup mudah untuk melakukan stock opname.

Itulah sedikit gambaran fitur sistem aplikasi manajemen gudang yang kebanyakan dibutuhkan dan dipakai oleh perusahaan-perusahaan. Untuk mengetahui fitur lengkap silahkan kunjungi Aplikasi Purchasing Warehouse.