Ilmu Purchasing: Administrasi Gudang pada Perusahaan Ritel

Sobat Pewe, dalam artikel sebelumnya dijelaskan mengenai bagaimana menyusun administrasi gudang yang baik. Postingan kali ini Pewe akan menjelaskan satu contoh administrasi gudang pada perusahaan ritel. Alurnya adalah sebagai berikut:

Barang, PO dan Faktur.

Barang yang dikirim supplier diterima oleh bagian Receiving atau Ekspedisi kemudian dicek silang berdasarkan PO.
PO (Purchase Order) dikeluarkan oleh Divisi Pembelian (Divisi Purchasing) diperiksa (chek list) pada bagian tanggal permintaan barang, kuantitas atau jumlah barang per unit, dan keadaan fisik barang.

Apabila kondisi tersebut sudah sesuai dengan permintaan kemudian PO ditandatangani oleh supplier, petugas receiving dan bagian purchasing sebagai bukti persetujuan. Dokumen-dokumen tersebut terdiri dari tiga rangkap, 1 lembar ke bagian EDP (Entry Data Procesing), 1 lembar ke bagian keuangan, dan 1 lembar lagi ke bagian gudang. Umumnya seperti itu, bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan.

Barang dari bagian Receiving didistribusikan sesuai dengan sifat/kondisi barang. Barang-barang dalam jumlah banyak, susah didapat, barang-barang program, langsung dikirim ke bagian gudang, akan tetapi barang-barang Fast Moving didistribusikan langsung ke area toko.

Tiap-tiap counter setiap hari mendata barang-barang yang dijual, apabila barang sudah habis atau berkurang seorang pramuniaga bisa melakukan permintaan barang ke gudang.

Pentingnya labelling untuk memudahkan administrasi gudang

Pencatatan persediaan barang di gudang bisa dilakukan dengan cara manual dan komputerisasi.

1. Pencatatan Barang Secara Manual

Pada dasarnya administrasi gudang terdiri dari dua sistem pencatatan, yaitu:

a. Sistem Pencatatan Terus-Menerus (Perpetual System)

Pada ”Sistem Pencatatan Terus Menerus” atau disebut juga ”Sistem Buku”, pencatatan persediaan barang dilakukan secara kontinue (terus menerus). Untuk tiap jenis barang dibuat perkiraan/rekening/kartu atau buku tersendiri. Bertambahnya barang dicatat di sebelah debet dan berkurangnya barang dicatat di sebelah kredit setiap saat terjadi transaksi. Saldo dari perkiraan dicocokkan dengan persediaan barang yang sebenarnya ada.

b. Sistem Pencatatan Secara Periodik (Periodic System)

Pada setiap ada transaksi penjualan, maka hanya penerimaan dari penjualan itulah yuang dicatat. Dalam kejadian ini tidak dibuat jurnal untuk mengkredit (mengurangi) perkiraan/rekening persediaan atau perkiraan pembelian senilai harga pokoknya barang yang dijual itu. Oleh karena itu, harga pokok penjualan ditetapkan berdasarkan daftar perincian persediaan barang yang ada (disebut persediaan fisik). Dengan demikian persediaan pada akhir periode akuntansi dilakukan dengan cara menginventarisir atau menghitung persediaan secara fisik. Kemudian, karena perhitungan secara fisik (Physical Inventory) dilakukan sebagai ”Sistem Periodik” (Periodic System).

Dalam sistem pencatatan persediaan barang dapat dilakukan dengan beberapa metode. Metode pencatatan persediaan barang tersebut antara lain:

a. First-in, First-out (FIFO). Pencatatan dengan metode FIFO berarti barang yang pertama masuk,barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan, atau secara mudah dapat dikatakan masuk pertama, keluar pertama (MPKP).

b. Last-in, First-out (LIFO). Pencatatan dengan metode LIFO berarti barang yang paling akhir masuk, barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan atau dikatakan bahwa masuk akhir, pertama keluar (MAKP).

c. Weight Average Cost (WAC) / Average Cost (AC). Pencatatan dengan metode AC berarti bahwa barang-barang yang dikeluarkan dicatat berdasarkan harga rata-ratanya.

2. Pencatatan Barang Secara Terkomputerisasi

Pencatatan barang secara terkomputerisasi akan sangat memudahkan admin gudang dalam melakukan recap terhadap barang yang keluar masuk gudang. Metode pencatatan persediaan barang dapat diakomodir oleh sistem, baik berdasarkan request dari perusahaan, maupun yang sudah langsung disediakan oleh vendor di dalam sistem mereka.

Pencatatan barang dimulai dari penerimaan barang oleh admin gudang berdasarkan PO yang diajukan user kepada vendor, lalu pengambilan barang di gudang oleh user. Penerimaan dan pengambilan barang ini otomatis akan mengupdate stok yang ada di gudang. Admin gudang tidak akan direpotkan lagi oleh kegiatan pencatatan.

Mungkin jika dilakukan secara manual masih terlalu rumit, namun saat Anda percayakan semuanya pada sistem aplikasi gudang untuk mengatur administrasi gudang akan terasa lebih mudah. Apabila Anda belum menemukan aplikasi gudang yang cocok untuk bisnis Anda, aplikasi gudang yang dibuat BimaSakti-IT menjadikan semua masalah gudang dapat teratasi. Tidak hanya mengenai administrasi gudang, namun termasuk didalamnya fitur untuk membuat PO dan PR oleh user di departemen. Tertarik?