Ilmu Purchasing: Administrasi Gudang

Dalam rangka pelaksanaan tanggung jawab atas barang-barang dalam gudang, maka kepala gudang harus membuat/mengadakan pembukuan barang-barang dalam gudangnya. Kepala gudang harus membuat sistem pembukuan sedemikian rupa sehingga dapat diketahui bahwa catatan barang-barang cocok dengan barang-barang secara fisik. Kecocokan ini menyangkut jenisnya, jumlahnya, nilainya, tempatnya di gudang, kapan diterimanya dan lain-lain yang dianggap perlu.

Untuk keperluan tersebut, maka kepala gudang harus membuat kartu gudang untuk setiap macam barang yang memuat tentang penambahan barang, pengurangan dan persediaan/saldo barang dalam gudang. Kartu gudang yang diletakkan pada tumpukan barang yang bersangkutan, dinamakan pula kartu gudang (label). Di samping kartu gudang, maka kepala gudang harus membuat pula buku atau kartu stok barang untuk setiap jenis/ukuran barang. Kartu ini disimpan dalam kotak kartu, dengan susunan secara alfabetis.

Administrasi Gudang

Dalam melaksanakan tugas tersebut, kepala gudang/pengurus barang dan unit-unit harus menyelenggarakan administrasi pergudangan yang baik, yaitu:

Menyelenggarakan tata buku pergudangan yang jelas dan mudah diperiksa.
Membukukan mutasi barang setiap terjadi mutasi.
Menyelenggarakan pembukuan dan administrasi barang dalam buku-buku dan/atau kartu-kartu barang, misalnya:

Buku Penerimaan. Gudang Buku ini memuat semua keterangan-keterangan tentang bukti-bukti atau dokumen-dokumen penerimaan barang.
Buku Pengeluaran Gudang. Buku ini memuat semua keterangan tentang bukti-bukti penyerahan atau penerimaan barang.
Buku Kekayaan Gudang. Buku ini memuat dan menunjukkan setiap saat dan jumlah nilai dalam uang dari semua barang yang disimpan di gudang.
Kartu Persediaan Barang. Kartu ini memuat semua keterangan yang meliputi penambahan, pengurangan, persediaan dan harga dari suatu jenis barang (bahkan dari setiap ukuran dari jenis barang) tertentu.

Ini berarti bahwa setiap jenis, bahkan setiap ukuran tipe dari suatu jenis barang harus dibuatkan kartu tersendiri. Kartu-kartu yang begitu banyak jumahnya itu, harus disimpan dalam kotak/peti khusus dengan susunan secara alfabetis, sehingga ketika Anda membutuhkan sesuatu, Anda tahu persis ke mana harus pergi untuk mendapatkannya. Langkah-langkah labelling pada gudang adalah sebagai berikut:

Langkah 1Beri stiker semua produk dengan label informasi. Hal ini memastikan bahwa ketika Anda akan melalui inventaris Anda, Anda dapat dengan mudah melacak dan menyimpannya. Misalnya, jika persediaan Anda diberi label oleh admin gudang dengan jenis produk dan deskripsi, maka ketika Anda mencari produk, Anda dapat melihat sesuai dengan label, bukan menebak apa yang Anda butuhkan.

Langkah 2Masukkan produk yang sama di tempat yang sama. Bila Anda memiliki banyak persediaan, hal ini membantu untuk menjaga jenis produk yang sama di tempat yang sama, sehingga Anda dapat lebih mudah menemukan apa yang Anda butuhkan. Misalnya, jika Anda berkeliling gudang untuk mencari spidol, Anda akan tahu bahwa sekali Anda telah menemukan satu, Anda telah menemukan mereka semua.

Langkah 3Tumpuk item secara vertikal bukan horizontal. Ini menghemat ruang di gudang dan membuatnya tampak lebih rapi. Kecuali untuk ini adalah furnitur dan peralatan, yang harus disusun ke belakang.

Langkah 4Beri jarak antar gang. Semakin berantakan lorong gudang Anda, semakin sulit akan untuk menemukan apa yang Anda butuhkan.

Langkah 5Tempatkan gambar digital pada kotak sehingga Anda tahu apa yang ada dalam mereka. Gambar digital dapat berupa gambar item, maupun barcode jika anda menggunakan barcode scanner. Kekacauan akan terjadi ketika staf gudang membuka kotak-kotak untuk melihat apa yang ada di dalam. Jika Anda memiliki gambar digital di luar setiap kotak, akan mengurangi kemungkinan terbukanya kotak-kotak untuk pengecekan sehingga setiap kotak dapat tetap tertutup.

Informasi label yang ditempelkan pada box ini juga sangat membantu operator gudang melakukan stock opname, tidak perlu melakukan penghitungan manual dan cukup melihat informasi pada label, maka waktu penghitungan akan sangat cepat dan akurat.