Ilmu Purchasing: Bagaimana Kriteria Gudang (Warehouse) yang Baik?

Menurut terjemahan bebas dari wikipedia, Gudang adalah sebuah ruangan yang digunakan untuk menyimpan berbagai macam barang.

Warehouse atau gudang adalah suatu bangunan atau ruangan yang memiliki desain dan fasilitas khusus yang ditujukan untuk menyimpan barang baik dalam waktu singkat atau lama. Pada beberapa perusahaan, warehouse atau gudang menjadi bagian dari PPIC (Production Planning Inventory Control) yang merupakan satu unit fungsi yang berperan dalam menerima, menyimpan dan mensuplai barang yang diperlukan untuk keperluan produksi.

Warehouse

Secara singkat, aktivitas utama di warehouse atau gudang ada dua :

Penerimaan (receiving)

Penyimpanan (dispatch)

1. Penerimaan

Tugas dan fungsi pertama dari warehouse atau gudang adalah bertanggung jawab pada penerimaan barang. Walaupun kedengarannya sangat sederhana, tapi proses ini menjadi sangat vital, karena dari sinilah awal barang masuk ke gudang sampai akhirnya nanti akan digunakan untuk produksi. Ketika ada kesalahan dari proses ini tentu sangat berpengaruh proses - proses berikutnya. Kesalahan yang mungkin bisa terjadi pada proses penerimaan misalnya :

Salah jenis barang
Salah jumlah barang
Pesanan tidak sesuai dengan PO
Kerusakan fisik barang
Ketidaklengkapan dokumen barang

Tentu dengan begitu banyaknya kemungkinan salah yang bisa ditimbulkan dari proses itu, harus dibuat manajemen atau sistem yang ketat yang mengatur setiap langkah dalam proses penerimaan. Ada beberapa cara atau mekanisme yang bisa digunakan untuk mencegah terjadinya kesalahan pada saat proses penerimaan. Misalnya dengan penggunaan checklist, pelaksanaan double check saat penerimaan dan input ke sistem, penyediaan personil khusus seperti checker atau dengan barcode system dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan saat proses penerimaan, atau agar lebih terdata lagi dengan baik adalah dengan menggunakan sistem aplikasi komputer.

Proses penerimaan barang tentu juga terkait dengan kapasitas atau daya tampung gudang. Untuk itu harus dibuat forecasting / perencanaan yang baik mengenai rasio kebutuhan produksi dan kapasitas gudang. Apalagi untuk bahan bahan untuk produksi farmasi atau makanan, selain masalah tempat yang diperlukan, ada masalah lain yang tidak kalah penting yaitu shelf life. Barang yang memiliki shelf life pendek, tentu tidak bisa di stok dalam jumlah pendek, hal ini bertujuan agar tidak terjadinya barang memasuki masa kadaluwarsa sebelum jadwal produksi.

Penerimaan tidak hanya sekedar menerima barang dari transporter ke dalam gudang sendiri. Harus ada upaya proaktif yang mampu mencegah terjadinya kesalahan sejak awal barang masuk, sehingga screening awal untuk pemastian kualitas dan kuantitas barang yang masuk ke gudang sudah dapat dipastikan.

2. Penyimpanan

Fungsi kedua adalah penyimpanan. Fungsi ini sebagai jantung dari warehouse atau gudang. Disinilah dituntut perhatian, sumber dana, sumber daya dan waktu ekstra untuk menjamin sistem penyimpanan yang baik. Di dalam penyimpanan barang hal yang harus diperhatikan adalah mengenai kriteria atau sifat barang yang akan disimpan itu sendiri. Selain itu persyaratan gudang secara umum juga menjadi faktor penentu kualitas suatu gudang yang baik.

1. Jenis barang yang akan disimpan serta karakteristik dari barang tersebut.

Hal utama yang harus diperhatikan adalah apakah barang yang akan disimpan adalah makanan (food) atau bukan makanan (non food items) atau kedua-duanya. Karakteristik barang yang harus diperhatikan adalah:

Volume dari barang yang akan disimpan, contohnya apakah dalam bentuk tonase atau kubikasi.
Frekuensi dan ukuran atau banyaknya pengiriman yang akan diterima di gudang.
Frekuensi dan ukuran atau banyaknya pengiriman yang akan dikirim/dikeluarkan dari gudang.
Lingkungan pergudangan dan kondisi bangunan. Hal ini penting untuk menjamin barang tidak mengalami kerusakan atau penurunan kualitas selama disimpan.
Sensitivitas temperatur, apakah barang memerlukan suhu khusus.
Apakah barang yang akan disimpan termasuk kategori barang berbahaya atau tidak. Juga bahan baku dari barang apakah termasuk bahan yang berbahaya.

2. Banyaknya barang yang akan disimpan untuk perhitungan luas tempat yang diperlukan.

Ukuran dan berat barang termasuk kemasannya.
Apa jenis kemasannya.
Apakah perlu tempat khusus untuk memasang kemasan baru, pemasangan label dan sebagainya.

3. Waktu yang diperlukan untuk menyimpan barang tersebut.

Selain ketiga hal tersebut di atas, berikut adalah hal-hal penting lainnya yang juga harus diperhatikan sebelum memutuskan atau memilih sebuah gudang:

1. Memperhatikan atau mempertimbangkan peraturan (legislasi) yang berlaku. Seorang manajer pergudangan harus memastikan bahwa operasi pergudangan yang akan dilakukan harus sesuai dengan peraturan daerah yang berlaku, misalnya:

Peraturan tenaga kerja.
Peraturan kesehatan dan juga tentang keselamatan pekerja.
Peraturan mengenai penyimpanan barang-barang yang masuk kategori barang berbahaya atau mengandung bahan berbahaya.
Peraturan penyimpanan untuk obat-obatan dan sejenisnya.
Peraturan mengenai bangunan atau sejenisnya.

2. Memilih lokasi yang cocok dengan mempertimbangkan beberapa hal di bawah ini:

Kondisi bangunan gudang harus baik. Konstruksi bangunan harus kuat, tidak ada kebocoran dan mempunyai ventilasi yang baik. Dalam bangunan, dinding harus bersih dan dicat, sebaiknya berwarna putih. Periksa jendela apakah ada yang pecah dan pintu harus dalam kondisi baik. Carilah tanda-tanda apakah ada kemungkinan terjadi serangan hama, misalnya lubang di dinding dan lantai. Suatu pengkajian harus dibuat dengan ukuran dan bentuk gudang dan karena kapasitasnya untuk mengakomodasi jumlah barang yang akan disimpan dan ditangani. Lebih baik untuk memilih ruang yang lebih besar daripada yang lebih kecil. Luas lantai harus rata dan terbuat dari bahan yang stabil, idealnya beton. Lantai harus mampu mendukung berat material yang akan disimpan dan bobot kendaraan yang mungkin dimasukkan dalam gedung. Jika gudang tersebut akan dipakai untuk menyimpan makanan atau bahan baku untuk makanan maka perlu didesinfeksi atau difumigasi dengan perusahaan pembersihan profesional terlebih dahulu. Periksa kepemilikan bangunan dan melakukan verifikasi atas surat-suratnya.
Keamanan. Keamanan adalah aspek yang sangat penting dari fasilitas gudang. Harus ada parameter untuk keamanan bangunan dan lingkungan sekitarnya serta perlindungan yang memadai untuk isi gudang, kendaraan dan peralatan yang digunakan.
Lokasi gudang harus bebas dari banjir serta akses ke gudang juga harus bisa dilalui oleh truk besar.
Melihat fasilitas apa yang ada untuk gudang tersebut, misalnya fasilitas air, listrik, telepon, dan fasilitas lain yang dibutuhkan.

Demikian sekilas tapi banyak mengenai gudang (warehouse) yang Pewe bagikan berdasarkan informasi dari manajemenwarehouse.blogspot.com. Mudah-mudahan memberi manfaat.