Ilmu Purchasing: Cara Membangun Sistem Manajemen Warehouse yang Baik
Rekan-rekan Pewe yang budiman, sistem manajemen warehouse yang baik sering luput dari perhatian para pelaku bisnis baru. Masalahnya sederhana, membangun sistem manajemen warehouse yang baik sering menjadi momok bagi pelaku bisnis pemula, selain masalah keuangan. Manajemen warehouse sangat penting untuk kesinambungan usaha, sebab gudang berkaitan langsung dengan penjualan. Ketika persediaan gudang tidak sesuai dengan penjualan, maka akan berdampak pada kerugian, entah karena penjualan gagal ataupun persediaan yang tersedia di gudang terlalu banyak.
Selain itu, kalau berbicara masalah kepuasan konsumen, maka akan berbicara juga tentang masalah sistem manajemen warehouse yang baik. Bagaimana jika tim penjualan sudah berhasil menjual produk tersebut dan ternyata mereka menemukan bahwa stok barang yang ada di gudang kosong? apa yang harus mereka katakan kepada konsumen yang sudah terlanjur membeli dan menginginkan barang saat itu juga?
 |
| Manajemen Pendataan |
Sistem manajemen warehouse yang baik tidak hanya membahas jumlah persediaan (stok barang) atau budgeting barang. Akan tetapi juga harus memastikan produk yang tersimpan di gudang akan sampai ke tangan konsumen dalam keadaan prima. Berikut adalah cara-cara yang efektif dalam membangun sistem manajemen warehouse yang baik :
1. Persiapkan data seakurat mungkin
Menurut Anda, data apakah yang menjadi dasar keputusan untuk menentukan persediaan? Pasti ada data pemasaran kan? Nantinya persediaan dalam gudang tujuannya akan Anda pasarkan dan akhirnya bisa terjual. Jadi Anda harus tahu dulu data penjualan periode lalu, bagaimana target pemasaran serta forecast (ramalan) penjualan periode sekarang. Beberapa perusahaan menggunakan system pre-order, dan data pesanan yang masuk adalah landasan dalam menentukan angka persediaan. Untuk menentukan forecast penjualan, juga perlu mengetahui seperti apa rencana pemasaran Anda. Contohnya kapan Anda melakukan rencana promo, mengikuti pameran atau kapan akan membombadir pasar dengan program diskon. Anda juga sangat dianjurkan untuk selalu berkonsultasi dengan bagian pemasaran ketika akan menentukan angka cadangan persediaan. Mengapa? karena Anda perlu tahu berapa persen angka dari penjualan yang tidak terduga dan tidak ingin ketika penjualan meledak, Anda kurang atau malah kehabisan barang karena sistem manajemen warehouse yang buruk.
2. Membuat forecast persediaan
Setelah data tersebut sudah di tangan, Anda tinggal membuat forecast persediaannya saja tentang berapa jumlah persediaan yang dibutuhkan periode ini. Ini bukan tahap yang mudah bagi Anda yang menjual produk dengan jenis yang sangat banyak dan bermacam-macam. Anda harus menentukan jumlahnya per item. Bayangkan kalau usaha Anda bergerak dalam bidang retail? Rumit sekali kan kalau harus menentukan jumlahnya per item dan di masukkan dalam membuat sistem manajemen warehouse yang baik? Tetapi akan lebih rumit lagi kalau stok barang Anda hilang karena tidak membuat sistem manajemen warehouse yang baik. Setuju atau setuju?
3. Membuat jadwal persediaan
Selain Anda harus membuat forecast jumlah persediaan, Anda juga harus mengatur jadwal persediaan. Maksudnya di sini adalah harus menentukan jadwal pembelian persediaan dan jadwal persediaan barang yang akan keluar dari gudang.
4. Lakukan budgeting persediaan
Setelah mendapatkan forecast dan jadwal persediaan, Anda tinggal menghitung berapa uang yang sudah Anda habiskan. Kenapa tidak di awal menghitungnya? Kalau diletakkan di awal, nanti tidak sesuai dengan kebutuhan pemasaran. Tapi Anda tetap bisa buat sedikit penyesuaian pada step ini, supaya bisa sesuai dengan budget yang ada.
5. Kenali karakter persediaan
Setelah menentukan jumlah persediaan dan budgeting, langkah selanjutnya adalah Anda harus menentukan cara meyimpan yang tepat. Misalkan produk yang disimpan di dalam gudang adalah kain katun premium Jepang. Maka harus hati-hati dengan serangan tikus, ngengat atau gangguan lain yang bisa merusk kain. Anda juga harus memikirkan masa kadaluarsanya, walaupun stok barang bukan makanan ringan. Jadi setiap persediaan atau stok barang harus terdata tanggal kadaluarsanya. Selain itu, atur supaya produk yang keluar dari gudang lebih awal adalah produk dengan masa kadaluarsanya yang paling awal yaitu “First In First Out” atau disingkat FIFO.
Setelah mengetahui karakter persediaan yang Anda miliki, kini tinggal mengatur layout atau tata letak gudang. Contohnya adalah mengatur supaya produk yang pertama masuk terletak pada posisi yang paling mudah untuk diambil (sistem FIFO tadi) atau produk yang paling laku letaknya yang paling mudah dijangkau.
7. Atur sistem otorisasi
Kalau sudah punya system penyimpanan, yang harus dibuat selanjutnya adalah sistem keluar masuk barang. Kalau keluar dan masuk barang tidak berada dalam sebuah sistem pengawasan yang ada, bisa jadi barang dicuri dan Anda tidak mengetahuinya. Jadi tentukan siapa saja yang berwenang dalam gudang dan otorisasi haknya di gudang. Pilihlah karyawan yang tidak hanya pintar, tetapi juga jujur. Jadi hanya dalam pengawasan merekalah (orang yang Anda tunjuk) barang dalam gudang bisa keluar dan masuk.
8. Atur sistem pendataan
Mengatur pencatatan gudang tidaklah sulit. Anda bisa menggunakan software sederhana seperti MS. Excel, atau dengan menggunakan sistem aplikasi yang lebih baik. Apabila menggunakan software sederhana, yang terpenting adalah, disiplin dalam mencatat keluar masuknya barang, terkode serta terdata dengan baik dan rapi.
Ternyata tidak sulitkan membangun sistem manajemen warehouse yang baik? Selalu jaga manajemen warehouse Anda!
http://www.jtanzilco.com/blog/detail/120/slug/cara-membangun-sistem-manajemen-gudang-yang-baik
Sign up here with your email
