Ilmu Purchasing: Sistem Aplikasi Purchasing & Warehouse
Masih di dalam rangkaian Ilmu Purchasing, pada kesempatan kali ini Pewe mau coba angkat mengenai Sistem Aplikasi Database Purchasing - Warehouse. Apa si itu? Silakan teman-teman baca artikelnya sampai selesai.
Pertama yang mau Pewe bahas adalah tentang pembuat Sistem Aplikasi Database Purchasing - Warehouse itu sendiri. Yap, namanya Bapak Haer Talib
, penyandang 9 tahun berturut-turut gelar Most Valuable Professional (MVP)
dari Microsoft. Beliau dapat gelar ini sejak tahun 2006 hingga tahun 2014, atas dedikasinya terhadap pelatihan Microsoft Access yang Beliau sering selenggarakan bersama rekan-rekan di rumahaccess.com. Bapak Haer Talib juga sudah menulis banyak buku
mengenai Microsoft Access. Coba google-ing deh, cari info tentang Beliau. Sistem Aplikasi Database Purchasing - Warehouse ini Beliau kembangkan bersama perusahaan miliknya, PT. Bimasakti Inti Teknologi. Cus yuk langsung bahas sistem aplikasinya :D
Database Administration
 |
| Form Database Administration |
Database Administration ini sumber dari segala runtutan proses pengadaan barang di perusahaan yang memakai
sistem aplikasi database Purchasing - Warehouse ini. Di sini terdapat daftar departemen, daftar karyawan, daftar user serta pemberian aksesnya dalam menjalankan sistem, data supplier, data customer, daftar barang yang ada di gudang, serta jumlah gudang atau kantor yang dimiliki perusahaan. Lengkap juga ya.
Purchase Requisition
 |
| Form Purchase Requisition |
Nah, yang kedua adalah Purchase Requisition. Di sini mulai jalan programnya. User yang ingin melakukan pengadaan barang, bisa create new PR, untuk selanjutnya di verify atau dicek oleh user lain yang diberi wewenang melakukan pengecekan, hingga ke budget control, dan director approval sebelum diproses menjadi PO. Sistemnya akan muncul di layar masing-masing user sesuai wewenang yang diberikan pada Database Administration tadi. Simple sekali
Sistem Aplikasi Database Purchasing - Warehouse ini, ga perlu cetak dan ngejar tanda tangan :D
Purchase Order
 |
| Form Purchase Order |
Di modul Purchase Order, PR yang tadi sudah di approve director bisa dipanggil untuk diproses, atau bisa juga langsung membuat PO tanpa harus membuat PR. Ini si tergantung kebijakan perusahaannya aja. Rangkaian urutannya persis seperti tadi, muncul di layar setiap user yang diberi wewenang hingga pengiriman. Pengiriman PO bisa dalam bentuk file .pdf untuk diemail ke vendor, atau di print. Dua-duanya sudah ada pilihannya di dalam sistem. Easy :D
Warehouse
 |
| Form Warehouse |
Runtutan proses
Sistem Aplikasi Database Purchasing - Warehouse sudah sampai di bagian gudang. Setiap user bisa diberi akses untuk melihat stock information sebelum memutuskan untuk membuat PR. Saat barang masuk, petugas gudang bisa membuat Goods Received (GR), sehingga stock barang akan otomatis bertambah. Trus untuk user yang mengajukan PR tadi gimana? Begini, dari setiap PR yang sudah dibuat, user bisa mengajukan Goods Issued (GI) untuk mengambil barang yang dipesan, setelah itu, stock akan otomatis berkurang jika barang sudah diambil. Real-time sekali ya! Petugas gudang juga bisa melakukan stock opname dan stock correction jika diberi wewenang melalui
Database Administration tadi.
Ini amazing si menurut Pewe. Kegiatan pengadaan barang yang biasanya memakan waktu lama dan pakai biaya kertas, cetak, ngejar-ngejar tanda tangan untuk approval, bisa diubah ke dalam sistem sederhana yang user friendly. Karena user interface untuk operasionalnya pakai Microsoft Office, jadi ngga akan ribet. Investasi untuk sistem ini juga tidak mahal, dapat digunakan oleh teman-teman yang sedang memerlukan sistem aplikasi namun tidak memiliki dana besar untuk pengadaan sistem aplikasi yang sudah terkenal semacam SAP atau ERP yang nilai investasinya tinggi.
Sign up here with your email
