Ilmu Purchasing: E-Purchasing

e-purchasing

Teman Pewe yang budiman, pada kesempatan kali ini Pewe akan coba bahas mengenai E-Purchasing atau electronic purchasing sebagai bagian dari proses procurement. Sebagaimana kira semua tahu, Procurement atau pengadaan merupakan aktifitas rutin yang dilakukan setiap instansi, baik pemerintah maupun swasta. Pewe pernah bahas mengenai proses pengadaan barang berdasarkan “Kitab Suci” Pedoman Tata Kerja (PTK-007) di dalam artikel ini. Secara umum, pengadaan di dalam instansi pemerintah dan swasta dapat dikelompokkan menjadi:

Tender
Penunjukan langsung
Pembelian langsung (purchasing)

Dari ketiga jenis pengadaan barang di atas, belakangan ini marak berkembang istilah SPSE di masyarakat umum. SPSE apa sih? SPSE adalah Sistem Pengadaan Secara Elektronik. Dia hanya mengadopsi pengadaan secara tender umum, karena tender inilah yang lazim digunakan di pemerintahan. Sebenarnya, sebagian pengadaan barang/jasa baik swasta maupun pemerintah, akan lebih efisien dan lebih cepat jika menggunakan metode purchasing atau pembelian langsung. Metode ini sesuai untuk pengadaan barang yang memiliki spesifikasi yang jelas. Dan seorang purchaser yang baik harus mengetahui secara jelas spesifikasi barang yang akan dibeli.

Pengadaan melalui pembelian langsung pasti memerlukan waktu lebih cepat namun ada potensi besar untuk tidak terjadi persaingan yang sehat. Pada tender umum, kebutuhan barang/jasa diumumkan ke publik melalui media masa dengan harapan membuka pasar seluas-luasnya bagi vendor barang/jasa. Pada pembelian langsung, pengguna jasa membeli langsung ke vendor berdasarkan spesifikasi dan harga tertentu. Jika pengguna memiliki informasi yang terbatas tentang vendor, maka tidak akan ada persaingan. Vendor dapat mengarahkan pengguna sehingga dapat terjadi pembelian yang terlalu mahal.

Nah, untuk menghindari tidak adanya kompetisi dalam pembelian langsung, maka diperlukan informasi yang banyak dan jelas tentang barang/jasa yang disediakan oleh semua vendor. Dalam proses pengadaan di sebuah instansi, diperlukan adanya katalog yang menyimpan data barang/jasa dari semua vendor agar pengguna dapat mencari dan membandingkan harga sesuai dengan spesifikasi. Lebih dari itu, untuk terbentuknya katalog barang/jasa tersebut perlu adanya standarisasi barang/jasa beserta kategorisasinya.

Pembelian secara elektronik (e-purchasing) membawa manfaat besar dalam hal mempercepat proses pengadaan dan memberikan harga lebih efisien. Untuk membangun sistem e-purchasing diperlukan adanya hal-hal sebagai berikut:

Electronic Catalog. Untuk katalog memerlukan standarisasi barang/jasa. Penyelenggara E-catalog dapat mengacu ke standar yang sudah ada.
Institusi penyelenggara e-purchasing.
Regulasi yang menaungi pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Regulasi ini mencakup juga kontrak payung (framework contract) antara pembeli dan penjual. Di pemerintahan, pembeli adalah instansi-instansi pemerintah pusat maupun daerah. Framework contract dapat dilakukan antara supplier dengan salah satu instansi pusat untuk mewakili seluruh pembeli atau pengguna jasa.
Database yang besar dan selalu up to date tentang barang/jasa. Database ini sebaiknya terintegrasi dengan sistem di vendor sehingga dapat diketahui stok dari barang yang dicantumkan di dalam sistem.

Model E-Purchasing

Salah satu model e-purchasing adalah www.amazon.com. Di sana terdapat katalog barang yang dimiliki oleh vendor (dalam hal ini Amazon.com) beserta stok dan harga. Konsep e-purchasing memiliki kesamaan dengan Amazon dalam hal adanya katalog, namun perbedaannya adalah Amazon bertindak sebagai pengelola e-purchasing sekaligus menyedia tunggal barang/jasa. Sementara pada e-purchasing, ada dua pihak yang berperan, yaitu:

1. Pihak pertama adalah pengelola sistem e-purchasing yang bertanggung jawab pada operasional layanan namun tidak bertindak sebagai vendor barang/jasa.

2. Pihak kedua adalah vendor yang mendaftarkan barang/jasanya di sistem e-purchasing.

Di Amazon, karena hanya terdapat satu vendor tunggal tidak berlaku kompetisi. Kompetisi terjadi antara situs Amazon dengan situs lain, misalnya www.barnesandnoble.com (BN). Pengguna barang/jasa tidak dapat secara langsung misalnya, mencari harga kertas HVS 80 gram, yang paling murah ada di mana. Sistem e-purchasing merupakan sistem dengan multi vendor di mana untuk satu jenis barang dapat disediakan oleh banyak produsen.

Di Amazon, pembeli langsung berinteraksi dengan amazon. Dengan kata lain, pembeli langsung membayar kepada amazon. Pada sistem e-purchasing, pembeli bertransaksi dengan vendor barang/jasa secara langsung.

E-Purchasing di Instansi Pemerintah

E-purchasing dapat dilakukan di instansi pemerintah melalui regulasi. Di dalam draf Perpres Pengadaan Barang/Jasa pengganti Keppres 80 tahun 2003, dimungkinkan adanya e-purchasing. Untuk mewujudkannya masih memerlukan beberapa langkah lagi seperti dibahas sebelumnya. Implementasi dapat dilakukan secara bertahap dan memerlukan strategi karena ada efek samping yang cukup besar, salah satunya yaitu terpotongnya jalur distribusi. Sebelum ada regulasi dan standarisasi maka e-purchasing tidak dapat diterapkan.

Demikian sedikit informasi mengenai E-Purchasing yang Pewe sadur dari http://lpse.blogdetik.com/2010/01/12/e-purchasing. Mudah-mudahan bermanfaat.