Ilmu Purchasing: Pembagian Tugas di Bagian Purchasing untuk Perusahaan Besar

Pembagian tugas di dalam bagian Purchasing umum terjadi di perusahaan besar yang mengandalkan bahan baku dari luar negeri, seperti perusahaan elektronik atau manufaktur kendaraan bermotor. Pembagian tugas ini dimaksudkan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan dan berkaitan dengan kapasitas SDM di bagian purchasing itu sendiri, karena pembelian barang di dalam negeri dan pembelian barang dari luar memiliki peraturan yang berbeda. Pembagian tugas purchasing di dalam perusahaan besar umumnya sebagai berikut:

Purchasing untuk pembelian material lokal
Purchasing untuk pembelian material import
Purchasing untuk pembelian terschedule

Pembagian Tugas Bagian Purchasing

Untuk pembahasannya, akan Pewe coba jelaskan sebagai berikut. Silakan disimak ^^

Purchasing untuk pembelian material lokal

Secara umum, pembelian untuk material lokal adalah seperti yang sudah teman-teman purchasing lakukan sehari-hari. Alur pembelian material akan bergantung kepada kebijakan perusahaan masing-masing. Umumnya, material yang akan dibeli diajukan melalui PR / PO dengan menentukan vendor yang sudah dipercaya dan mempertimbangkan kapan keperluan pemakaiannya. Lalu setelah keseluruhan proses internal sudah approved, pastikan vendor sudah menerima PO dan mengkonfirmasi waktu pengirimannya untuk selanjutnya dikordinasikan dan dilakukan pengecekan ke bagian warehouse ketika material yang dibeli sudah sampai di gudang. Ketahui juga syarat pembayarannya sebelum dealing material.

Purchasing untuk pembelian material import

Untuk pembelian material import, proses internalnya kurang lebih akan sama dengan yang teman-teman lakukan untuk mengadakan pembelian material lokal. Yang membedakan hanya pada saat mendatangkan barang perlu bekerja sama dengan bagian export-import di perusahaan untuk pengurusan dokumen import ke Bea Cukai. Data-data yang harus dipersiapkan bagian purchasing ke bagian Exim antara lain:

Copy bukti pengiriman berupa invoice, packing list, Bill of Lading (B/L) bila dikirimkan dengan kapal, atau Air Way Bill (AWB) bila dikirimkan melalui udara. B/L adalah dokumen yang diterbitkan oleh Shipping Line / Freight Forwarder untuk setiap pengiriman barang Export. Bill Of Lading ini di terbitkan pada tanggal keberangkatan Kapal. Bill Of Lading ini nantinya akan diberikan kepada consignee untuk mengambil barang di tempat tujuan (pengambilan import). Sedangkan AWB adalah dokumen yang sama namun ditujukan untuk pengiriman melalui udara.
Tentukan B/L tersebut dapat berupa surrender atau B/L harus original. B/L surrender artinya pengurusan dokumen masuk hanya memerlukan invoice, packing list, lembar copy B/L yang cukup dapat dikirimkan pihak pengirim melalui fax / email. B/L original artinya keseluruhan dokumen yang dibutuhkan harus berupa dokumen asli yang dikirimkan oleh pengirim material.

Purchasing untuk pembelian terschedule

SDM yang mengurusi purchasing untuk pembelian terschedule dituntut ketelitian dan kemampuan analisa yang baik dalam memproyeksikan kebutuhan barang dan keterbatasan gudang. Analisa dapat ditinjau dari rencana produksi perusahaan atau rencana penggunaan material di dalam proses produksi. Adapun cara untuk menganalisa dan melakukan pembelian terschedule adalah sebagai berikut:

PO pembelian dalam kuantitas banyak bisa dilakukan secara sekaligus, namun kedatangan material ke gudang dapat dibuat terschedule sesuai kebutuhan. Bisa dibuat harian, mingguan, atau tergantung kebutuhan.
Usahakan selalu memonitor kuantitas barang jadi di vendor, jangan sampai ketika kita membutuhkan material tersebut ternyata barang belum diproduksi atau banyak barang yang rusak sehingga tidak bisa dikirimkan sesuai kebutuhan.
Buat kesepakatan dengan pihak vendor tempat membeli barang untuk menyetujui pengiriman secara bertahap namun tetap menjaga ketersediaan ketika barang tersebut dibutuhkan.

Demikian kurang lebih pembagian tugas di bagian purchasing yang umumnya dilakukan di perusahaan-perusahaan besar agar proses produksi di dalam perusahaan dapat berjalan lancar tanpa terganggu penumpukan pekerjaan yang dialami bagian purchasing. Mudah-mudahan bermanfaat, dan silakan berkunjung ke artikel Pewe yang lain J