Ilmu Purchasing: Apa yang Dapat Purchasing Lakukan Untuk Perusahaan
Beberapa pertanyaan mungkin
pernah mampir di telinga teman-teman yang bekerja di bidang purchasing, seperti apa
saja sih kerja purchasing, apa saja yang diinginkan oleh perusahaan dari
purchasing dan pertanyaan-pertanyaan lainnya yang berhubungan dengan
purchasing. Pertanyaan-pertanyaan tersebut akan sering dilontarkan oleh orang
lain ataupun pihak manajemen kepada purchasing-nya, apalagi seiiring dengan
program penghematan yang dijalankan oleh perusahaan. Berbeda dengan departemen
atau bagian lainnya, purchasing akan lebih sering bersentuhan dengan keuangan
perusahaan selain bagian keuangan itu sendiri. Yang paling penting adalah hasil
apa saja yang bisa diberikan purchasing kepada pihak manajemen atau apa saja
yang diinginkan perusahaan dari purchasingnya? Dalam hal ini, setidaknya ada 5
komponen yang bisa diberikan purchasing kepada manajemen perusahaannya. Berikut Pewe berikan 5 komponen tersebut untuk teman-teman:
Penghematan Biaya
.jpg "Hemat Biaya") |
| Hemat Biaya |
Manajemen menginginkan purchasing
untuk menghemat uang/dana perusahaan. Biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan
untuk biaya material (direct maupun indirect) merupakan biaya terbesar selain
biaya tenaga kerja. Permohonan cost down kepada vendor merupakan salah satu
alternatif purchasing dalam penghematan tetapi tidak selalu menjadi tumpuan,
karena terkadang vendor menginginkan kita agar memahami kondisi mereka yang
serba sulit, seperti harga-harga yang melambung tinggi. Untuk itu selayaknya
seorang purchasing bisa memahami perkiraan biaya (cost estimation) dan harga
yang berlaku saat ini untuk material yang akan dipesannya. Alternatif lainnya
seperti memperoleh material yang berkualitas bagus, delivery yang tepat waktu,
mencari vendor alternatif, atau penggunaan kertas PO, biaya kirim dan fax
dengan menggantinya lewat e-mail juga dapat menghemat biaya. Setidaknya
pastikan definisi Anda tentang penghematan biaya sejalan dengan pihak manajemen
dan jalur penghematan biaya Anda. Sehingga diharapkan Anda fokus pada penurunan
total biaya, tidak hanya penurunan harga pada beberapa biaya saja.
Peningkatan Produktivitas
 |
| Produktivitas |
Secara sederhana produktivitas
merupakan perbandingan output dan input, dimana tujuan produktivitas adalah
memaksimalkan nilai output dan meminimalkan nilai input. Input itu sendiri
merupakan sumber-sumber yang dipergunakan untuk menghasilkan output yang
diinginkan, contohnya: tenaga kerja, uang/biaya, material, mesin, dan energi
yang digunakan. Pada dasarnya, produktivitas yang ingin dicapai adalah
peningkatan efisiensi dalam menghasilkan output. Maka, produk atau jasa dapat
dikatakan mempunyai tingkat produktifitas yang tinggi bila dihasilkan dengan
biaya produksi atau jasa yang seminimal mungkin tetapi berkualitas, serta dapat
dijual ke pasaran dengan harga yang bersaing. Atas dasar pemikiran tersebut,
pihak manajemen akan selalu mengharapkan kita melakukan tugas-tugas melebihi
dari sumber-sumber yang ada dan terbatas. Tidak masalah apakah kita berada
dalam taktik atau strategi purchasing perusahaan, karena banyak pengukuran
produktifitas yang dapat kita pilih, seperti: Purchase Order (PO) per buyer per hari,
penghematan jam kerja orang per rupiah, dan lain-lain. Dalam dunia kapitalis,
pengukuran produktifitas dinyatakan dalam berapa nilai uang yang dapat
dihasilkan dari pekerjaan yang dilakukan. Sehingga konsep produktivitas disini
adalah how to make money and make more money.
Pendukung Brand
 |
| Brand Awareness |
Pernyataan visi dan misi
perusahaan seharusnya bisa memberikan petunjuk bagi kita, bagaimana perusahaan
menginginkan produknya diterima di pasar dan bagaimana ini menjadi pembeda
dalam persaingan dengan kompetitor lainnya, seperti menghasilkan mutu yang
tinggi, siklus waktu yang cepat, pelayanan yang lebih baik, harga yang bersaing,
dan lain-lain. Tahukah Anda bahwa ternyata vendor-vendor itu bisa menjadi PR
(Public Relation) bagi kita, selain tentunya karyawan di dalam perusahaan itu
sendiri. Dengarlah suara-suara mereka di luar, terkadang akan membuat kita
tersenyum atau sebaliknya bahkan menyakitkan telinga kita. Kalimat seperti,
”Enak berbisnis dengan PT A, purchasingnya ramah, menganggap semua vendornya
sama walaupun kami cuma perusahaan kecil, meskipun demikian kami tetap
dibimbing oleh mereka untuk mencapai target mereka”, nah, ini lebih nyaman
terdengar dan memberikan nilai tambah tersendiri bagi perusahaan dalam
memasarkan produknya, terutama dalam menanamkan brand di tengah masyarakat.
Inilah fungsi purchasing dalam mendukung brand perusahaan. Mungkin ini agak
membingungkan, tetapi inilah faktanya dan Anda akan terkejut, berapa banyak
perusahaan atau organisasi mempunyai misi ”menjadi penyedia mutu yang terbaik”
di dalam industri atau bahkan ”menjadi perusahaan no.1 di dunia”, tetapi
Departemen Purchasing mereka hanya melakukan tindakan penghematan biaya tanpa
memperhatikan brand perusahaan itu sendiri.
Kepuasan Pelanggan
 |
| Kepuasan Pelanggan |
Terkadang bekerja di bidang
purchasing menjadikan kita terpisah dari pelanggan perusahaan kita. Tetapi
manajemen perusahaan menyadari suatu hal bahwa kita bertanggung jawab untuk
memastikan kontinuitas supply dan menjaganya sampai ke pelanggan. Bagaimana
”harapan pelanggan” seperti produk atau jasa bisa sampai ke pelanggan tepat
waktu, sesuai dengan mutu yang diinginkan, harga yang bersaing dan lain-lain sejalan
dengan pengawasan purchasing terhadap order material yang ada. Menyadari bahwa
kita, secara pribadi bertanggung jawab terhadap kegagalan organisasi dalam
mempertemukan dengan apa yang disebut sebagai ”harapan pelanggan” tersebut.
Dalam persaingan yang sangat ketat ini, perusahaan akan berusaha mencapai
harapan-harapan pelanggan untuk tetap bisa bertahan dan Anda yang bekerja
sebagai purchasing menjadi aktor yang sangat penting.
Arus Kas Positif
 |
| Arus Kas Positif |
Di beberapa organisasi atau
perusahaan, waktu penerimaan keuangan dan pembayaran adalah sangat kritis bila
perusahaan tersebut tidak dapat memberikan cadangan kas lebih sepanjang periode
berjalan. Maka hati-hatilah dalam negosiasi waktu pembayaran dengan vendor
untuk menjaga cash flow perusahaan. Tetapi jangan terlambat untuk membayar
mereka (vendor) dan berharap bahwa mereka tidak memperhatikannya seperti
perusahaan-perusahaan lain. Sehingga perlu kesepakatan bersama dalam menerapkan
periode pembayaran yang tidak merugikan kedua belah pihak.
Sign up here with your email
