Uncategories Purchase Order dan Business Process Procurement

Purchase Order dan Business Process Procurement

Ilmu Purchasing: Purchase Order

Masih dalam rangkaian Ilmu Purchasing, kali ini Pewe akan menjelaskan mengenai Purchase Order, atau yang biasa disingkat PO. PO adalah selembar kertas tertentu yang dibuat dan diterbitkan oleh divisi Purchasing dalam sebuah perusahaan dengan tujuan agar kertas tersebut di terima oleh vendor atau supplier demi memenuhi kebutuhan barang/alat yang dimaksudkan dalam PO tersebut.

bit.ly/BIT_PW
Purchase Order
Biasanya, alur PO di dalam perusahaan adalah sebagai berikut:
  • Sebuah divisi atau bagian menerbitkan RF (Request Form) / PR (Purchase Requisition) / OF (Order Form) -- penamaan tergantung kebijakan perusahaan -- dan diberikan kepada Purchasing.
  • Lalu divisi Purchasing membuatkan PO dengan konten sesuai dengan yang tertera pada RF / PR / OF.
  • Setelah PO tersebut ditandatangai oleh Purchasing Staff dan Purchasing Manager -- prosedur dapat berbeda di setiap perusahaan --, maka PO tersebut pun dikirimkan kepada Vendor atau supplier yang dituju baik melalui metode print out, email, atau faksimili,
  • Setelah PO dikirimkan maka Purchasing Staff yang bertugas mengurusi PO tersebut mem-follow up apakah PO tersebut sudah di terima atau belum oleh Vendor? Jika sudah, maka PO tersebut diberi cap sebagai tanda bahwa PO tersebut sudah dikirim dan diterima oleh Vendor yang di maksud,
  • Setelah itu maka PO di copy 2 kali, yang asli untuk Finance, dan yang copy, 1 untuk divisi yang mengeluarkan RF / PR / OF dan copy 1 lagi di filling sebagai arsip milik Purchasing. Lagi-lagi kebijakan ini bergantung kepada kebijakan masing-masing perusahaan, tidak bisa digeneralisir alurnya akan sama seperti ini.

Business Process

Procurement didefinisikan sebagai proses persiapan bahan baku untuk produksi, seperti penentuan dan pembelian bahan baku.

Procurement dibagi menjadi delapan tahap :

a.   Menentukan bahan baku yang dibutuhkan
Pihak manajemen atau departemen perencanaan perusahaan, menentukan barang yang akan diproduksi pada satu periode, dan menginventarisir seluruh bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi tersebut (Material Request / MR).

b.  Menentukan sumber pengambilan bahan
Berdasarkan MR, perusahaan mensurvei vendor bahan baku, dengan melihat pada catatan perusahaan, atau meminta informasi pada para vendor bahan baku, mengenai ketersediaan, harga, kualitas bahan baku dan jangka waktu pembayaran.

c.   Memilih vendor bahan baku
Informasi yang didapat kemudian diolah untuk menentukan vendor yang paling ideal untuk menyediakan bahan baku

d.   Membuat pemesanan bahan baku
setelah vendor ditentukan, perusahaan membuat Surat Pemesanan / Purchase Order (PO) bahan baku yang dibutuhkan pada vendor, sekaligus menentukan penjadwalan penerimaannya (tanggal dan lokasi gudang, jika ada).

e.   Memonitor pesanan
Memonitor kondisi pesanan, proses pengantaran, dan sebagainya pada jangka waktu tertentu. Di sistem aplikasi procurement yang baik, akan muncul reminder untuk mengingatkan jadwal sampainya pesanan bahan baku, berdasarkan PO yang telah dibuat.

f.   Penerimaan bahan baku ke gudang
Pesanan bahan baku telah datang. Bagian gudang akan memeriksa kondisi dan toleransi bahan baku, kemudian mengeluarkan surat penerimaan barang (Goods Receipt/GR), untuk selanjutnya disimpan di gudang

g.   Pemeriksaan ulang tagihan
Berdasarkan PO dan catatan penerimaan barang pada GR, tagihan dicek ulang untuk menyesuaikan nominal atas barang-barang yang rusak atau kompensasi keterlambatan, dan pajak-pajak yang diperlukan

h.   Pembayaran tagihan
Setelah penyesuaian tagihan beres, sistem akan mengeluarkan surat perintah pembayaran pada vendor. Bagian keuangan perusahaan yang akan melakukan pembayaran ini. Ini yang biasanya bikin stress. Tagihan, tagihan, tagihan :D
×
Judul