Ilmu Purchasing : Trik Jitu Mengelola Inventory Bisnis Dengan Aplikasi
Penggunaan Software atau peranti lunak saat ini sudah tidak mungkin dihindari dari aktivitas bisnis perusahaan. Dari bisnis ukuran kecil, sedang hingga yang meraksasa dan mendunia telah menggunakannya. Mulai dari yang sesederhana untuk penulisan surat menyurat bisnis hingga yang paling canggih dalam pengaturan jalannya perusahaan. Bagaimana trik jitu mengelola inventory bisnis dengan aplikasi?
Sistem aplikasi, saat ini tidak bisa dianggap sebagai sarana penunjang belaka. Bagaikan jantung dari usaha bisnis itu sendiri. Sistem aplikasi bahkan mengatur beberapa operasional penting perusahaan, seperti transaksi (akunting), persediaan barang (inventory) atau informasi pelanggan (database) dan banyak lagi operasional perusahaan yang dapat terbantu melalui sistem aplikasi.
Dengan terus berkembangnya teknologi, keamanan data merupakan suatu hal yang sangat riskan, dan rawan terhadap tindak kejahatan mulai dari pengambilan data secara ilegal, pemodifikasian data secara ilegal, dll. Hal-hal tersebut bisa terjadi dengan berbagai motif mulai dari politik, bisnis, dan kegiatan yang hanya bertujuan untuk merusak data kita. Oleh karena itu, hendaklah kita sadar sekecil apapun atau bagaimana tidak pentingnya data kita, data itu tetap bisa digunakan oleh para kriminal di dunia maya. Untuk itu, kita perlu mengamankan data kita.
Dengan terus berkembangnya teknologi, keamanan data merupakan suatu hal yang sangat riskan, dan rawan terhadap tindak kejahatan mulai dari pengambilan data secara ilegal, pemodifikasian data secara ilegal, dll. Hal-hal tersebut bisa terjadi dengan berbagai motif mulai dari politik, bisnis, dan kegiatan yang hanya bertujuan untuk merusak data kita. Oleh karena itu, hendaklah kita sadar sekecil apapun atau bagaimana tidak pentingnya data kita, data itu tetap bisa digunakan oleh para kriminal di dunia maya. Untuk itu, kita perlu mengamankan data kita.
Persediaan (Inventory) adalah sistem manajemen dalam menentukan keseimbangan antara investasi penyimpanan persediaan dengan pelayanan pelanggan. Sistem persediaan adalah salah satu bagian dari ERP (enterprise resource planning). Manajemen persediaan yang baik sangatlah penting untuk menekan biaya pengeluaran suatu perusahaan. Di satu sisi, sebuah perusahaan dapat mengurangi biaya dengan mengurangi persediaan. Di sisi lain, produksi dapat berhenti dan pelanggan menjadi tidak puas, ketika sebuah barang tidak tersedia. Salah satu cara efisien bagi perusahaan dalam menunjang aktifitas proses bisnis adalah dengan pengadaan sistem aplikasi berupa perangkat lunak. Namun pada implementasinya, beberapa perusahaan dihadapkan pada masalah mengenai ketersediaan infrastruktur perangkat keras yang diperlukan untuk mendukung perangkat lunak.
Sistem aplikasi yang akan dikembangkan sebagai salah satu bagian dari pengadaan perangkat lunak adalah aplikasi purchasing warehouse. Adapun cara mengelola dan apilikasi-aplikasinya itu sebagai berikut:
PURCHASE & WAREHOUSE APPLICATION SYSTEM
Adalah sebuah sistem aplikasi yang dibuat untuk memudahkan proses pengadaan barang dan pengelolaan informasi stock di gudang (warehouse).
Kerumitan proses pengadaan barang adalah banyaknya permintaan pembelian (PR/Purchase Requisition) dari berbagai department dan section, yang kemudian harus dikumpulkan oleh bagian pengadaan (Purchasing Department) untuk dibuatkan PO (Purchase Order) ke vendor/supplier.
Selanjutnya, ketika barang datang harus dicatat oleh bagian gudang (warehouse), kemudian ketika barang diambil oleh user, pengambilan barang tersebut harus dicatat kembali sehingga informasi persediaan barang (inventory stock) dapat dihasilkan secara benar dan akurat.
Dengan menggunakan sistem Purchase & Warehouse, proses pengadaan barang dan pengelolaan informasi stock ini menjadi mudah.
PURCHASE REQUISITION
Setiap department atau section bisa memasukkan permintaan pembelian (PR/Purchase Requisition) sendiri-sendiri ke dalam sistem, dimana PR tersebut otomatis akan muncul di komputer Department Manager untuk diperiksa dan disetujui. Selanjutnya, PR akan muncul di komputer Budget Control, lalu muncul di komputer Director untuk approval. Semua berjalan secara otomatis, sehingga tidak diperlukan lagi tanda tangan di atas form kertas (paperless) dan proses sirkulasi form secara manual.
Kerumitan proses pengadaan barang adalah banyaknya permintaan pembelian (PR/Purchase Requisition) dari berbagai department dan section, yang kemudian harus dikumpulkan oleh bagian pengadaan (Purchasing Department) untuk dibuatkan PO (Purchase Order) ke vendor/supplier.
Selanjutnya, ketika barang datang harus dicatat oleh bagian gudang (warehouse), kemudian ketika barang diambil oleh user, pengambilan barang tersebut harus dicatat kembali sehingga informasi persediaan barang (inventory stock) dapat dihasilkan secara benar dan akurat.
Dengan menggunakan sistem Purchase & Warehouse, proses pengadaan barang dan pengelolaan informasi stock ini menjadi mudah.
PURCHASE ORDER (PO)
Tahap berikutnya adalah proses pembuatan PO (Purchase Order), dimana staf bagian Purchasing membuat PO berdasarkan sebuah PR, atau merangkum beberapa PR ke dalam sebuah PO (join PO), atau membuat beberapa PO berdasarkan sebuah PR (split PR). PO ini kemudian akan muncul di komputer PO Checker untuk diperiksa, lalu muncul di komputer Budget Control kembali untuk persetujuan pembelian. PO yang telah disetujui bisa dicetak untuk dikirim via fax atau surat, atau bisa langsung dikirim via email dalam bentuk PDF.
Jika diperbolehkan, PO juga bisa dibuat tanpa PR. Berikut tampilan button pembuatan PO tanpa PR.
PO Monitoring diperlukan untuk mengetahui dan mengupdate status PO.
PO yang telah dikeluarkan bisa juga direvisi sesuai keperluan.
WAREHOUSE
Ketika barang datang, diinput sebagai Goods Received (GR) yang otomatis akan menambah stock barang.
Input bisa otomatis berdasarkan PO, maupun tanpa PO. Terdapat pilihan untuk penerimaan barang secara complete dan bisa dilakukan secara parsial (tidak sekaligus).
Menu selanjutnya di dalam modul Warehouse, users bisa menginput sendiri permintaan pengambilan barang (PPB) sehingga tidak membebani petugas. Bagi gudang, pengambilan barang ini disebut Goods Issued (GI).
Input pengambilan barang berdasarkan PR. Dapat diambil sekaligus sesuai approval, dan bisa dilakukan secara parsial (tidak sekaligus).
Stock Opname (SO) diperlukan untuk memasukkan realita stock barang di gudang.
Stock Correction (SC) perlu dilakukan jika terdapat kesalahan data stock, tanpa perlu melalui prosedur Stock Opname (SO).
Jika diperlukan, semua user bisa diberi hak untuk melihat Stock Information (SI) yang ada di gudang, baik keseluruhan gudang atau gudang tertentu.
Demikian trik jitu mengelola bisnis inventory dengan software untuk menuju masa depan perusahaan yang lebih baik yang bisa Pewe berikan kepada rekan-rekan. Doakan agar Pewe dapat terus memberi manfaat bagi rekan-rekan.
Sign up here with your email
