Ilmu Purchasing: Strategi Meraih Cost Saving Melalui Proses Procurement yang Efisien Dan Efektif

Oleh: Ir. Berty Argiyantari, M.M. | Senior Consultant at Supply Chain Indonesia

Menurut survey yang dilakukan oleh Bain & Company disebutkan bahwa biaya pengadaan barang/jasa yang dikeluarkan oleh bagian Procurement mencapai 25 % – 60 % dari total biaya perusahaan, tergantung jenis industrinya. Suatu jumlah yang fantastis tentunya, yang mengisyaratkan agar Procurement perlu dikelola secara komprehensif agar bisa mendapatkan penghematan yang optimal. Fungsi Procurement harus sejalan dengan strategi bisnis perusahaan dan bisa menyelaraskan antara kebutuhan organisasi dan kemampuan pasar untuk memasok barang.

Proses Procurement yang baik tidak hanya fokus kepada harga yang murah, namun harus bisa menghasilkan value dengan mempertimbangkan beberapa faktor yaitu biaya, kualitas dan ketepatan waktu pengiriman (lihat gambar 1) agar tujuan Procurement yang efektif dan efisien bisa diwujudkan. Efisien, dalam hal ini berarti pengadaan barang/jasa berlandaskan Q – C – D (Quality, Cost dan Delivery) yang dilakukan dengan menggunakan biaya dan sumber daya yang minimal untuk mencapai sasaran yang optimal dalam waktu yang singkat. Sedangkan efektif, berarti pengadaan barang/jasa dikelola sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang optimal kepada pengguna barang/jasa.

Ada 3 elemen yang harus dilakukan untuk mendukung tercapainya proses Procurement yang efektif dan efisien yaitu:

1. Responsiveness yaitu respon yang cepat dalam memenuhi permintaan. Tak dapat dipungkiri bahwa dengan dinamisnya permintaan pelanggan, seringkali berdampak pada kebutuhan mendesak dengan tenggat waktu yang singkat dan adanya perubahan permintaan yang harus disikapi oleh bagian Procurement dengan sigap agar tidak terjadi keluhan pelanggan.

2. Leaness yaitu mengeliminasi pemborosan dalam proses Procurement. Sering tak disadari bahwa dalam proses mulai dari analisa kebutuhan sampai dengan kedatangan barang, banyak pemborosan-pemborosan yang timbul pada proses. Seperti misalnya antri menunggu dokumen, pekerjaan administrasi yang dilakukan berulang-ulang, dll.

3. Agility yaitu kegesitan dan kelincahan dalam mencapai struktur biaya yang optimum.

Elemen Procurement

Gambar 1. Elemen untuk mencapai Procurement yang efektif dan efisien

Tolok ukur keberhasilan Procurement bisa diukur dengan 5 kriteria, yang dikenal dengan 5 T yaitu dapat menyediakan barang yang dibutuhkan secara tepat kualitas, tepat harga, tepat waktu, tepat layanan dan tepat jumlah. Kelima kriteria tersebut saling terkait satu sama lainnya.

Sesuai dengan fungsinya yaitu berkontribusi dalam menghasilkan value, maka untuk mendapatkan cost saving yang optimal, proses Procurement perlu dibedah secara lebih mendalam. Seringkali kita terjebak dengan perkerjaan administratif dan taktikal sehingga mengabaikan proses yang strategis akibatnya cost saving sulit diraih. Untuk itu, kita perlu melihat proses Procurement secara holistik dan end to end dengan penekanan masing-masing bagian sesuai dengan lingkupnya. Proses Procurement dalam hal ini dibagi menjadi 2 loop, yaitu Strategic Sourcing di areaupstream dan Operational Procurement di area downstream. Pada aktivitas upstream, proses Procurement dilakukan sebelum kontrak dibuat dan disetujui dengan menitikberatkan pada creating value, sementara pada bagian downstream lebih menitik beratkan pada capturing value yang memastikan segala sesuatu terkait dengan pesanan bisa berjalan sesuai dengan kontrak yang disepakati.

Strategic Sourcing pada aktivitas upstream yang dimulai dari analisa kebutuhan sampai dengan membuat kontrak adalah sebuah proses seleksi vendor secara sistematis yang berdasarkan pada data dan fakta untuk mendapatkan produk dan vendor terbaik guna mengoptimalkan rantai pasokan dan meningkatkan value proposition perusahaan secara keseluruhan. Pendekatan yang dilakukan pada best in class sourcing adalah dengan fokus kepada total cost of ownership melalui kolaborasi dan membangun kemitraan dengan vendor yang mengedepankan kebutuhan pelanggan dan tujuan organisasi.

Cogs Ketika vendor terbaik dipilih maka persyaratan pelayanan dan kualitas yang harus diberikan oleh vendor dituangkan dalam sebuah kontrak. Setelah itu kegiatan Procurement dilanjutkan oleh proses Operational Procurement yang mengelola proses secara day to day dengan melakukan pembuatan Surat Pesanan atau Purchase Order, pemantauan terhadap ketepatan kedatangan, ketepatan pembayaran dan memastikan kesesuaian terhadap kontrak serta menjaga transaksi berjalan secara efisien dan efektif. Setiap tahapan dalam loop ini berjalan secara teratur dan sistematis.

Proses Procurement

Gambar 2. Proses Procurement

Ada yang berpendapat bahwa dalam proses Procurement ini, Strategic Sourcing adalah bagian yang lebih penting dibanding proses Operational Procurement. Pendapat ini berasumsi karena Strategic Sourcing dapat memberikan penghematan kepada perusahaan melalui negosiasi yang dilakukan sedangkan Operational Procurement lebih bersifat administratif yang minim kontribusinya terhadap penghematan secara rupiah. Tentu saja pendapat ini tidak benar. Input dari bagian downstream kepada bagian upstream sangat membantu agar vendor yang dipilih merupakan vendor dengan kinerja terbaik dan produk yang dibeli memiliki kualitas prima. Masing-masing berkontribusi sesuai dengan fungsinya dan kedua bagian ini sama pentingnya dan saling terkait. Untuk mendapatkan kinerja Procurement yang optimal maka kedua bagian ini harus saling berpartisipasi, selaras dan bersinergi.

Sebaik apapun kinerja yang dikelola oleh bagian Operational Procurement, bila tidak didukung oleh pemilihan vendor yang handal, maka tidak akan berakhir sia-sia. Demikian juga, walaupun vendor yang telah dipilih sudah memenuhi kriteria, namun jika tidak dilakukan pemantauan kinerja dalam proses hariannya dan juga tidak ada umpan baliknya maka kinerja vendor akan tidak optimal.