Ilmu Purchasing: Cara Menjadi Seorang Purchasing Handal

Handal adalah Kunci

Dalam dunia Purchasing & Warehouse, banyak sekali yang menanyakan bagaimana trik khusus untuk menjadi seorang purchasing yang handal. Dari yang sejauh ini Pewe pelajari, tidak ada tips dan trik khususnya. Rata-rata orang yang terjun cukup lama di dunia purchasing hanya menyebutkan kekuatan komunikasi yang baik sebagai syarat utama untuk menjadi seorang purchasing hebat. Di luar itu tentu banyak hal lain yang bisa dijadikan pedoman bagi seorang newbie yang baru menggeluti dunia purchasing. Apa saja hal-hal tersebut? Pewe akan coba bahas satu per satu berdasarkan pengalaman dan riset dengan orang-orang yang sudah ahli dalam ilmu purchasing. Berikut daftarnya:

Teliti

Tingkat ketelitian yang tinggi sangat dibutuhkan oleh seseorang yang bekerja di dunia purchasing. Teliti diperlukan untuk mengetahui detail barang yang dibutuhkan perusahaan. Jangan sampai ketika barang sudah sampai di gudang, ternyata barang yang dipesan tidak sesuai dengan kebutuhan. Teliti juga diperlukan untuk mengecek ketersedian barang di gudang, dan ketika memilih vendor / supplier. Alangkah lebih baik kalau seorang purchasing memiliki beberapa pilihan supplier terhadap satu jenis item. Fungsinya untuk memilih dan memilah harga yang pantas untuk setiap satu detail item yang sama. Soal memilih dan memilah akan dijelaskan di dalam point di bawah.

Pandai Memilih dan Memilah

Seperti dijelaskan secara singkat di atas, pandai memilih dan memilah harga barang yang sama dari beberapa vendor adalah mutlak diperlukan bagi seorang purchasing. Mereka dituntut untuk dapat memilih harga terbaik yang diajukan oleh vendor, dengan jaminan kualitas yang terbaik juga. Jangan sampai dapat harga yang murah namun kualitasnya buruk. Hal ini justru akan memperburuk proses produksi perusahaan dan memiliki dampak jauh ke depan. Kita juga harus pandai menggali servis yang diberikan oleh vendor, bisa berupa keterangan untuk kelebihan dan kekurangan untuk barang yang kita beli, garansi, dll. Karena tidak semua vendor / supplier dapat memberikan penjelasan yang baik terhadap apa yang kita butuhkan.

Pintar Membangun Relasi

Pintar membangun relasi juga dibutuhkan bagi seorang purchasing. Data vendor harus terus dijaga dengan baik untuk dapat penawaran harga terbaik. Tak jarang juga satu vendor memiliki rekanan vendor lain untuk barang yang kita butuhkan. Bukalah relasi seluas-luasnya, baik terhadap vendor, terhadap rekan seprofesi, atau terhadap rekan sejawat yang sudah kita kenal lama. Bisa jadi dari merekalah kesempatan untuk memperbesar relasi atau daftar vendor kita dapatkan.

Tahu Kualitas Barang

Seorang purchasing juga dituntut untuk tahu kualitas barang. Ini berkaitan dengan yang sudah Pewe jelaskan di atas. Sebagai purchasing, kita harus pandai mencari barang dengan harga yang rendah mendapatkan barang yang berkualitas tinggi karena percuma bila barang yang kita dapat dengan harga rendah namun kualitasnya buruk. Relasi yang kita punya sangat berperan di dalam point ini.

Memahami Sistem Pembayaran (Terms of Payment)

Biasanya, di setiap perusahaan bila ingin membeli barang, selalu mencari sistem pembayaran yang lama atau dapat memberikan jangka waktu di dalam pembayarannya. Karena bila sistem pembayarannya COD atau CBD maka perusahaan tersebut akan mengalami permasalahan di dalam roda perputaran uangnya. Ketahui seluk beluk sistem pembayaran yang biasa terjadi di dalam pembelian. Apakah harus bayar terlebih dahulu baru barang dikirim, atau dibayar setelah bayar sampai, atau bisa setelat-telatnya 3 bulan, atau bisa cicil.

Menjaga kepercayaan

Point-point di atas sangat penting dimiliki seorang purchasing. Jika semuanya sudah dimiliki, maka point yang terakhir adalah dapat menjaga kepercayaan terhadap atasan, storeman, bagian auditor atau accounting, hingga kepada vendor. Kepercayaan tidak bisa dibeli, maka ingat selalu untuk menjaga kepercayaan dari berbagai pihak demi berjalannya proses pengadaan barang.

Demikian garis besar cara menjadi seorang purchasing yang handal. Tentunya akan banyak kesan-kesan yang didapat dari pekerjaan sebagai purchasing, yang paling penting kita harus bekerja secara optimal karena atasan kita sudah mempercayakan pekerjaan tersebut kepada kita. Kuasai juga teknik komunikasi yang baik untuk bernegosiasi dengan vendor untuk mendapatkan harga yang bagus ;)